Datenschutzerklärung für das Online-System eBusy

Stand: 17. September 2026

1. Verantwortlicher

1.1 Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Online-System eBusy ist:

TC Phönix Eckenheim e. V.
Sigmund-Freud-Straße 77a
60435 Frankfurt am Main
E-Mail: vorstand@tc-phoenix-eckenheim.de

1.2 Der Verantwortliche entscheidet über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten in eBusy.

2. Datenschutzbeauftragter

2.1 Der Datenschutzbeauftragte des TC Phönix Eckenheim e. V. ist:

René Kreissl
E-Mail: rene.kreissl@gmx.de

2.2 Anfragen zum Datenschutz können an den Datenschutzbeauftragten oder an den Vorstand des Vereins gerichtet werden.

3. Geltungsbereich

3.1 Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Registrierung und Nutzung von eBusy.

3.2 eBusy wird insbesondere für folgende Zwecke eingesetzt:

• Verwaltung der Vereinsmitgliedschaften,
• Verwaltung von Mitgliedsbeiträgen und Beitragsermäßigungen,
• Verwaltung von Benutzerkonten,
• Buchung von Hallen- und Freiplätzen,
• Verwaltung von Einzelbuchungen und Abonnements,
• Stornierung von Einzelbuchungen,
• Freigabe einzelner Spielzeiten eines Abonnements,
• Verwaltung von Geldguthaben,
• Zahlungsabwicklung und
• Organisation des Trainings- und Mannschaftsbetriebs.

3.3 Ergänzende Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Verein enthält die Datenschutzordnung des TC Phönix Eckenheim e. V.

4. Betroffene Personen, Datenquellen und Datenkategorien

4.1 In eBusy werden insbesondere personenbezogene Daten folgender Personengruppen verarbeitet:

• Mitglieder des Vereins,
• Personen, die eine Mitgliedschaft beantragen,
• registrierte Nichtmitglieder,
• Personen mit Einzelbuchungen oder Abonnements,
• Erziehungsberechtigte minderjähriger Mitglieder oder Nutzer,
• Trainer, Übungsleitende und Mannschaftsverantwortliche sowie
• Funktionsträger und beauftragte Personen des Vereins.

4.2 Die Daten stammen insbesondere:

• aus den Angaben der betroffenen Person,
• aus Aufnahme- und Mitgliedsanträgen,
• aus bestehenden Systemen der Mitgliederverwaltung,
• aus Buchungs-, Stornierungs- und Zahlungsvorgängen,
• aus der administrativen Bearbeitung durch den Verein oder
• aus der automatischen technischen Verarbeitung innerhalb von eBusy.

4.3 In eBusy werden insbesondere folgende Datenkategorien verarbeitet:

• Stamm- und Kontaktdaten,
• Mitgliedschafts- und Beitragsdaten,
• Daten zu Beitragsermäßigungen,
• Bankverbindungs- und SEPA-Mandatsdaten,
• Trainings- und Mannschaftszuordnungen,
• Benutzerkonto- und Berechtigungsdaten,
• Buchungs- und Abonnementdaten,
• Zahlungs- und Abrechnungsdaten,
• Stornierungs- und Guthabendaten,
• Kommunikationsdaten sowie
• technische Nutzungs- und Protokolldaten.

4.4 Soweit freiwillige Profilbilder, Bemerkungen oder sonstige optionale Angaben hinterlegt werden, werden auch diese Daten in eBusy verarbeitet.

4.5 Nähere Einzelheiten zu den verarbeiteten Datenkategorien enthält die Datenschutzordnung des TC Phönix Eckenheim e. V.

5. Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

5.1 Mitgliederverwaltung

5.1.1 Personenbezogene Daten werden zur Begründung, Durchführung, Verwaltung und Beendigung der Vereinsmitgliedschaft verarbeitet.

5.1.2 Dies umfasst insbesondere die Mitglieder- und Beitragsverwaltung, Familienzuordnungen, Beitragsermäßigungen sowie die Zuordnung zu Angeboten und organisatorischen Bereichen des Vereins.

5.1.3 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit der Satzung und den Ordnungen des TC Phönix Eckenheim e. V.

5.2 Registrierung von Nichtmitgliedern

5.2.1 Bei Nichtmitgliedern werden personenbezogene Daten zur Einrichtung und Verwaltung eines Benutzerkontos sowie zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Platzbuchungen verarbeitet.

5.2.2 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.3 Platzbuchungen

5.3.1 Buchungsdaten werden zur Reservierung und Bereitstellung von Hallen- und Freiplätzen, zur Verwaltung der Platzbelegung, zur Preisberechnung und zur Durchführung der mit der Buchung verbundenen betrieblichen Abläufe verarbeitet.

5.3.2 Bei Hallenbuchungen können die Buchungsdaten auch zur bedarfsgerechten Steuerung der Hallenheizung verwendet werden.

5.3.3 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.4 Abonnements

5.4.1 Bei Abonnements werden personenbezogene Daten zur Bearbeitung und Freigabe der Anfrage, zur Durchführung und Abrechnung des Abonnements sowie zur Verwaltung freigegebener Spielzeiten verarbeitet.

5.4.2 Wird eine freigegebene Spielzeit erneut gebucht, werden die erforderlichen Daten zur Berechnung und Gewährung der vorgesehenen Gutschrift verarbeitet.

5.4.3 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.5 Stornierungen und Geldguthaben

5.5.1 Bei einer Stornierung werden insbesondere der Buchungs- und Stornierungszeitpunkt, der Buchungspreis und die sich daraus ergebende Gutschrift verarbeitet.

5.5.2 Geldguthaben und dessen Verwendung werden im eBusy-Benutzerkonto dokumentiert.

5.5.3 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.6 Zahlungs- und Abrechnungsdaten

5.6.1 Zahlungs- und Abrechnungsdaten werden zur Durchführung und Zuordnung von Zahlungen sowie zur Bearbeitung von Zahlungs- und Abrechnungsvorgängen verarbeitet.

5.6.2 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.6.3 Soweit Zahlungs- und Abrechnungsdaten aufgrund gesetzlicher Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten gespeichert werden, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5.7 Beitragsermäßigungen

5.7.1 Daten zu Beitragsermäßigungen werden zur Prüfung und Verwaltung der jeweils geltenden Beitragshöhe verarbeitet.

5.7.2 Hierzu können insbesondere Art, Höhe, Beginn, Ende und Freigabestatus einer Ermäßigung gespeichert werden.

5.7.3 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit der Satzung, der Beitragsordnung und den maßgeblichen Entscheidungen des Vereins.

5.7.4 Ausführliche Angaben zu persönlichen, gesundheitlichen oder vergleichbaren Umständen werden in eBusy grundsätzlich nicht gespeichert.

5.8 Training und Mannschaftsbetrieb

5.8.1 Trainings- und Mannschaftszuordnungen werden verarbeitet, soweit dies für die Organisation der Vereinsangebote sowie des Sport- und Wettkampfbetriebs erforderlich ist.

5.8.2 Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5.9 Systembetrieb und Missbrauchsprävention

5.9.1 Benutzerkonto-, Berechtigungs- und Protokolldaten können verarbeitet werden, soweit dies für den sicheren Betrieb von eBusy, die Verhinderung missbräuchlicher Nutzung sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

5.9.2 Rechtsgrundlage ist abhängig vom jeweiligen Vorgang Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

5.9.3 Die berechtigten Interessen des Vereins bestehen insbesondere im Schutz der Benutzerkonten, des Buchungssystems, der Vereinsanlagen und seiner rechtlichen Ansprüche.

5.10 Freiwillige Angaben

5.10.1 Soweit Nutzer freiwillig ein Profilbild oder andere optionale Angaben bereitstellen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5.10.2 Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

5.11 Kommunikation und Support

5.11.1 Personenbezogene Daten werden außerdem zur Beantwortung von Fragen, Bearbeitung von Beschwerden, Klärung von Buchungen und Zahlungen sowie zur technischen Unterstützung verarbeitet.

5.11.2 Rechtsgrundlage ist abhängig vom jeweiligen Anliegen Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO.

6. Zahlungsabwicklung über PayPal

6.1 Für kostenpflichtige Einzelbuchungen bietet der Verein die Zahlung über PayPal an.

6.2 Aus eBusy heraus wird ein separater Bezahlvorgang bei PayPal eingeleitet. eBusy stellt dabei eine technische Verbindung zwischen der vorgesehenen Buchung und dem zugehörigen Bezahlvorgang her.

6.3 Die Buchung wird in eBusy erst gespeichert, nachdem der Bezahlvorgang erfolgreich abgeschlossen und der erfolgreiche Zahlungsstatus an eBusy übermittelt wurde.

6.4 Wird die Zahlung abgebrochen oder nicht erfolgreich abgeschlossen, wird keine Buchung in eBusy gespeichert.

6.5 Zur Einleitung und Zuordnung der Zahlung können insbesondere der zu zahlende Betrag, eine technische Vorgangsreferenz und die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Informationen an PayPal übermittelt werden.

6.6 Nach Abschluss des Bezahlvorgangs erhält eBusy insbesondere eine Rückmeldung zum Zahlungsstatus sowie gegebenenfalls eine Transaktionsreferenz.

6.7 Zugangsdaten zum PayPal-Konto sowie vollständige Bankkonto- oder Kreditkartendaten werden vom TC Phönix Eckenheim e. V. nicht erhoben und nicht in eBusy gespeichert.

6.8 Die Verarbeitung der zur Einleitung, Zuordnung und Bestätigung der Zahlung erforderlichen Daten erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.9 Soweit Zahlungs- und Abrechnungsinformationen aufgrund gesetzlicher Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten gespeichert werden, erfolgt die Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

6.10 PayPal verarbeitet die zur Durchführung des Zahlungsdienstes erforderlichen personenbezogenen Daten in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

6.11 Verantwortlicher Zahlungsdienstleister für Personen im Europäischen Wirtschaftsraum ist:

PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A.
22–24 Boulevard Royal
L-2449 Luxemburg

Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von PayPal.

7. Vereinsinterne Empfänger

7.1 Innerhalb des TC Phönix Eckenheim e. V. erhalten nur diejenigen Funktionsträger und beauftragten Personen Zugriff auf personenbezogene Daten, die diese Daten zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.

7.2 Die Zugriffsberechtigungen werden aufgabenbezogen vergeben und auf den jeweils erforderlichen Umfang beschränkt.

7.3 Nicht mehr erforderliche Berechtigungen werden angepasst oder entzogen.

7.4 Nähere Einzelheiten zu den Zuständigkeiten sowie zur Vergabe und Überprüfung der Zugriffsrechte regelt die interne Datenschutzuordnung des TC Phönix Eckenheim e. V.

8. Externe Empfänger und Dienstleister

8.1 Für die Bereitstellung und den Betrieb von eBusy setzt der TC Phönix Eckenheim e. V. folgenden Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO ein:

productive web, Wolfgang Schütz & Michael Haun GbR
Uhlandstraße 10
72072 Tübingen

8.2 Der Systemanbieter kann weitere vertraglich gebundene Dienstleister einsetzen, soweit dies für Hosting, technischen Betrieb, Wartung, Datensicherheit oder Support erforderlich ist.

8.3 Diese Dienstleister dürfen personenbezogene Daten nur im Rahmen der vertraglichen Vereinbarungen und entsprechend den datenschutzrechtlichen Anforderungen verarbeiten.

8.4 PayPal verarbeitet personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Zahlungsdienst in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

8.5 Darüber hinaus werden personenbezogene Daten nur an externe Empfänger übermittelt, wenn:

• dies zur Vertragsabwicklung erforderlich ist,
• eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
• die betroffene Person eingewilligt hat oder
• eine andere datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage vorliegt.

9. Datenübermittlungen in Drittländer

9.1 Soweit personenbezogene Daten im Zusammenhang mit eBusy außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

9.2 Abhängig vom jeweiligen Empfänger können insbesondere ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission oder geeignete Garantien nach der DSGVO als Grundlage dienen.

9.3 Bei der Nutzung von PayPal kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden.

9.4 PayPal verarbeitet die Daten im Rahmen seiner Zahlungsdienste in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung. Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von PayPal.

10. Speicherdauer und Löschung

10.1 Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich sind.

10.2 Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, offenen Vertrags- oder Abrechnungsvorgänge, bestehenden Geldguthaben oder die Geltendmachung, Ausübung beziehungsweise Verteidigung von Rechtsansprüchen einer Löschung entgegenstehen.

10.3 Daten zur Mitgliederverwaltung werden grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft verarbeitet.

10.4 Daten von registrierten Nichtmitgliedern werden gelöscht, wenn das Benutzerkonto nicht mehr benötigt wird und keine offenen Buchungen, Zahlungen, Geldguthaben oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

10.5 Buchungs-, Abonnement-, Zahlungs- und Abrechnungsdaten werden so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung und Dokumentation der jeweiligen Vorgänge erforderlich ist.

10.6 Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die davon betroffenen Daten für deren Dauer aufbewahrt und auf die hierfür erforderliche Verarbeitung beschränkt.

10.7 Wird ein PayPal-Bezahlvorgang nicht erfolgreich abgeschlossen, wird keine Buchung in eBusy gespeichert.

10.8 Vorübergehend anfallende technische Protokolldaten werden nur so lange verarbeitet, wie dies für den sicheren technischen Betrieb, die Fehleranalyse oder die Missbrauchsprävention erforderlich ist.

10.9 Freiwillig hinterlegte Daten werden gelöscht, wenn die zugrunde liegende Einwilligung widerrufen wird oder der Verarbeitungszweck entfällt.

10.10 Nähere Einzelheiten zu den Löschfristen und Löschverfahren enthält die interne Datenschutzuordnung des TC Phönix Eckenheim e. V.

11. Bereitstellung personenbezogener Daten

11.1 Die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten ist erforderlich, um:

• ein Benutzerkonto einzurichten,
• eine Vereinsmitgliedschaft zu verwalten,
• Hallen- und Freiplätze zu buchen,
• Abonnements zu bearbeiten,
• Zahlungen zuzuordnen,
• Stornierungen durchzuführen und
• Geldguthaben zu verwalten.

11.2 Werden die hierfür erforderlichen Daten nicht bereitgestellt, können das Benutzerkonto, die Mitgliedschaft oder die gewünschte Buchung beziehungsweise Leistung nicht oder nicht vollständig bearbeitet werden.

11.3 Bei kostenpflichtigen Einzelbuchungen ist der erfolgreiche Abschluss des separaten PayPal-Bezahlvorgangs Voraussetzung für die Speicherung der Buchung.

11.4 Wird der Bezahlvorgang abgebrochen oder nicht erfolgreich abgeschlossen, wird die Buchung nicht in eBusy gespeichert.

11.5 Angaben, die in eBusy ausdrücklich als freiwillig gekennzeichnet sind, müssen nicht bereitgestellt werden.

11.6 Die Nichtbereitstellung freiwilliger Angaben hat keine Auswirkungen auf die grundlegende Nutzung von eBusy.

11.7 Eine für freiwillige Angaben erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

12. Rechte betroffener Personen

12.1 Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung personenbezogener Daten gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO und
• Widerspruch gegen eine Verarbeitung gemäß Art. 21 DSGVO.

12.2 Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

12.3 Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

12.4 Das Recht auf Löschung besteht insbesondere dann nicht, wenn die weitere Speicherung zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

12.5 Datenschutzanfragen können gerichtet werden an:

TC Phönix Eckenheim e. V.
E-Mail: vorstand@tc-phoenix-eckenheim.de

oder an den Datenschutzbeauftragten:

René Kreissl
E-Mail: rene.kreissl@gmx.de

12.6 Betroffene Personen haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständige Aufsichtsbehörde für den Verein ist grundsätzlich:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden

13. Technische Sicherheit, Cookies und Protokolldaten

13.1 Der TC Phönix Eckenheim e. V. und der beauftragte Systemanbieter treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und unberechtigter Offenlegung zu schützen.

13.2 Die Übertragung von Daten zwischen dem Endgerät der nutzenden Person und eBusy erfolgt verschlüsselt, soweit die technische Verbindung dies unterstützt.

13.3 eBusy kann technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechniken verwenden, die für Anmeldung, Benutzerkonto, Buchungsprozess, Systemsicherheit oder Zahlungszuordnung erforderlich sind.

13.4 Technisch notwendige Cookies werden eingesetzt, soweit dies zur Bereitstellung der ausdrücklich gewünschten Dienste erforderlich ist.

13.5 Soweit nicht notwendige Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, erfolgt dies nur auf Grundlage einer vorherigen Einwilligung, sofern eine solche gesetzlich erforderlich ist.

13.6 Beim Zugriff auf eBusy können technisch erforderliche Protokolldaten verarbeitet werden. Dazu können insbesondere Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Funktionen, Browser- und Systeminformationen, IP-Adresse sowie Fehler- und Sicherheitsinformationen gehören.

13.7 Die Verarbeitung technischer Protokolldaten erfolgt zum sicheren Betrieb, zur Fehleranalyse und zur Verhinderung missbräuchlicher Nutzung.

13.8 Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse des Vereins besteht im sicheren, zuverlässigen und ordnungsgemäßen Betrieb von eBusy.

14. Automatisierte Entscheidungen

14.1 Im Rahmen von eBusy finden keine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidungen statt, die gegenüber der betroffenen Person rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

14.2 Automatisierte Systemfunktionen, beispielsweise die Berechnung von Preisen, Stornierungsgutschriften, Geldguthaben oder altersabhängigen Beiträgen, beruhen auf den vom Verein festgelegten Buchungs- und Beitragsregeln.

14.3 Solche automatisierten Berechnungen können bei Rückfragen durch die zuständigen Personen des Vereins überprüft werden.

14.4 Eine automatisierte Bewertung persönlicher Eigenschaften oder ein Profiling zu Werbe- oder vergleichbaren Zwecken findet durch den Verein in eBusy nicht statt.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

15.1 Der TC Phönix Eckenheim e. V. kann diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich:

• die Funktionen von eBusy,
• die eingesetzten Dienstleister,
• die Verarbeitungszwecke,
• die rechtlichen Anforderungen oder
• die organisatorischen Abläufe

ändern.

15.2 Es gilt die jeweils im Online-System eBusy beziehungsweise auf der Internetseite des TC Phönix Eckenheim e. V. veröffentlichte Fassung.

15.3 Wesentliche Änderungen werden in geeigneter Weise bekannt gegeben.